Hasło „kontrola skarbowa” dla większości przedsiębiorców brzmi jak zapowiedź kłopotów. I choć często kontrola kończy się bez większych konsekwencji, to sam proces potrafi solidnie zepsuć humor. W 2025 roku fiskus ma jeszcze więcej narzędzi do weryfikacji Twojej firmy — od KSeF po automatyczne porównywanie danych z ZUS i banków.
Poniżej znajdziesz kompletny przewodnik, jak w Polsce wygląda kontrola skarbowa w 2025 roku, co sprawdzają urzędnicy i jak przygotować się tak, żeby cała procedura przeszła możliwie bezboleśnie.
Kiedy urząd może Cię skontrolować
Teoretycznie — zawsze, gdy uzna to za uzasadnione. W praktyce najczęstsze powody to:
- Niezgodność deklaracji VAT/PIT/CIT z danymi z KSeF lub JPK
- Wysokie zwroty VAT w krótkim czasie
- Nagły spadek lub wzrost obrotów bez jasnego uzasadnienia
- Donosy od byłych pracowników lub kontrahentów
- Analiza branżowa – urząd porównuje Twoje marże z typowymi w branży
Jak wygląda kontrola w 2025 roku – krok po kroku
- Zawiadomienie – w większości przypadków dostajesz list lub ePUAP z informacją o kontroli (min. 7 dni wcześniej, max. 30 dni przed).
- Zakres kontroli – urząd określa, co sprawdza (np. VAT za 2024 rok, CIT za 2023).
- Wejście do firmy – kontrolerzy pojawiają się w siedzibie lub proszą o przesłanie dokumentów elektronicznie.
- Analiza dokumentów – faktury, JPK, ewidencje, umowy, potwierdzenia przelewów.
- Protokół – po kontroli dostajesz dokument z ustaleniami i ewentualnymi zaleceniami.
Co sprawdzają najczęściej
- Poprawność faktur – czy dane są zgodne z KSeF, czy kontrahent był czynnym podatnikiem VAT
- Zgodność ksiąg z JPK – urząd porównuje dane z Twojej ewidencji z tym, co wysłałeś w plikach JPK
- Koszty uzyskania przychodu – czy mają związek z działalnością
- Rozliczenia pracowników i zleceniobiorców – ZUS, PIT-4R, PIT-11
- Rozliczenia transakcji zagranicznych – dokumenty celne, rejestry VAT UE
Jak się przygotować – praktyczne kroki
- Sprawdź kontrahentów – biała lista VAT, status w VIES, numery rachunków bankowych
- Porządkuj dokumenty – najlepiej w formie cyfrowej, w podziale na miesiące i typy dokumentów
- Zrób audyt wewnętrzny – sprawdź, czy deklaracje VAT/PIT/CIT są zgodne z ewidencjami
- Miej pełnomocnika – doradca podatkowy lub księgowy powinien być obecny przy kontroli
- Przygotuj miejsce – wyznacz pokój lub przestrzeń dla kontrolerów, aby nie paraliżować pracy firmy
Twoje prawa w trakcie kontroli
Masz prawo do obecności pełnomocnika, do wglądu w akta sprawy, do składania wyjaśnień i zastrzeżeń do protokołu oraz do przedłużenia terminu na przedstawienie dokumentów (z uzasadnieniem).
FAQ – kontrola skarbowa w Polsce
Czy urząd musi mnie powiadomić o kontroli?
W większości przypadków tak, z wyprzedzeniem min. 7 dni. Są wyjątki, np. podejrzenie przestępstwa skarbowego.
Czy mogę odmówić wpuszczenia kontrolera?
Nie – jeśli kontrola jest wszczęta zgodnie z prawem, masz obowiązek umożliwić jej przeprowadzenie.
Jak długo może trwać kontrola?
Zwykle max. 12 dni roboczych w mikrofirmie, 18 w małej, 24 w średniej, 48 w dużej.
Podsumowanie
Kontrola skarbowa w 2025 roku może być wszczęta z powodu niezgodności deklaracji z KSeF/JPK, wysokich zwrotów VAT, nagłych zmian obrotów lub donosów. Proces obejmuje zawiadomienie, określenie zakresu, analizę dokumentów i sporządzenie protokołu. Najczęściej sprawdzane są faktury, zgodność ksiąg z JPK, koszty uzyskania przychodu, rozliczenia ZUS/PIT oraz transakcje zagraniczne. Przygotowanie obejmuje weryfikację kontrahentów, uporządkowanie dokumentów, audyt wewnętrzny, obecność pełnomocnika i przygotowanie miejsca dla kontrolerów.
